Politica de Confidențialitate a Platformei Elvan Energy

Informare privind prelucrarea datelor personale – În cadrul Platformei Elvan Energy Management

I. DESPRE ACEST DOCUMENT

Elvan Factor Services S.R.L. este o societate cu răspundere limitată, cu sediul social în str. C.A. Rosetti nr. 17, et. 2, ap. BIR 201, sector 2, București, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2024012837407, având CUI RO34794186 , denumită în cele ce urmează „Elvan” sau „Operatorul„.

Elvan oferă clienților săi, persoane juridice, Platforma Elvan EnergyManagement, în versiune desktop și în versiune mobilă, în scopul administrării, de către client, a unor carduri de beneficii puse la dispoziția acestuia din urmă în baza contractului comercial încheiat între părți.

Acest document are rolul de a vă informa în mod transparent cu privire la modul în care Elvan prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în calitate de Administrator de Cont și Utilizator al Platformei, în contextul creării unui cont, utilizării funcționalităților Platformei sau interacțiunii cu conținutul disponibil. Elvan poate prelucra și date cu caracter personal minimale ce nu aparțin unui Administrator de Cont sau Utilizator al Platformei, în contextul accesării Platformei, fără logare, sau a descărcării aplicației, fără utilizare și logare ulterioară.

Această Politică de confidențialitate adresează modalitatea în care sunt întreprinse prelucrările de date cu caracter personal în cadrul Platformei, ca instrument oferit persoanelor fizice desemnate de un Client ce are încheiat un Contract comercial cu Elvan, în scopul gestionării resurselor oferite de Elvan în baza Contractului. Această Politică de confidențialitate nu se va confunda cu Politica de confidențialitate aplicabilă website-ului elvan.ro, website de prezentare și preluare solicitări de contact, după caz.

Elvan poate modifica periodic prezentul document, pentru a reflecta modificări legislative sau actualizări operaționale. În acest caz, versiunea revizuită va fi publicată în secțiunea dedicată de pe Platformă. Vă recomandăm consultarea regulată a acestui document pentru a rămâne informat(ă) cu privire la eventualele modificări.

II. SEMNIFICAȚIA ANUMITOR TERMENI UTILIZAȚI ÎN ACEASTĂ POLITICĂ DE CONFIDENȚIALITATE

În această Politică de Confidențialitate, utilizăm următorii termeni cu semnificațiile de mai jos:

• GDPR, se referă la Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.
• Date cu caracter personal înseamnă orice informații care vă identifică în mod direct sau indirect, în special prin referință la un factor de identificare, cum ar fi numele, adresa de e-mail, date de contact, informații privind comportamentul de navigare pe website, alte date care, singure sau combinate, pot duce la identificarea dumneavoastră, etc.;
• Persoană vizată – desemnează orice persoană fizică ale cărei date sunt prelucrate de către Elvan în contextul utilizării Platformei, respectiv datele Administratorilor de Cont și ale Utilizatorilor. Dacă utilizați Platforma, sunteți considerat persoană vizată conform legislației privind protecția datelor.
• Operator de date – este entitatea care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În cazul Platformei, Elvan este operatorul de date responsabil de prelucrarea informațiilor colectate prin intermediul Platformei.
• Termenii definiți în Termenele și Condițiile de utilizarea Platformei au semnificația prevăzută în cuprinsul acestora și se aplică în mod corespunzător și prezentei Politici de Confidențialitate.

III. DETALIILE PRELUCRĂRII

În contextul utilizării Platformei, prelucram datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri:

III.1. Date prelucrate în contextul utilizării Platformei

În funcție de context, putem prelucra următoarele categorii de Date cu caracter personal:

• Date de identificare: precum nume și prenume;
• Date de contact: precum numărul de telefon și e-mail;
• Date de pe dispozitiv si conectivitate: precum adresa IP, identificatorii dispozitivului (acolo unde sunt disponibili, inclusiv adresa MAC, dacă este colectată), tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, informații privind autentificarea și utilizarea Platformei (de exemplu, data și ora accesării, durata sesiunii, funcționalitățile utilizate), precum și alte informații tehnice generate prin utilizarea Platformei;

III.2. PROVENIENȚA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Operatorul prelucrează indirect datele cu caracter personal ale Administratorului de Cont prin intermediul Clientului, care furnizează datele necesare pentru acordarea accesului la Platformă. De asemenea, Administratorul de Cont furnizează datele cu caracter personal ale Utilizatorilor, atunci cand se creează un Cont de Utilizator în Platformă.

Totodată, anumite date tehnice sunt generate automat ca urmare a accesării și/sau utilizării Platformei, inclusiv informații privind autentificarea, utilizarea funcționalităților Platformei și dispozitivul utilizat pentru accesarea acesteia. Aceste date pot aparține și unor persoane vizate ce nu accesează Platforma în baza unui contract comercial preexistent, respectiv în situațiile în care se accesează Platforma sau se descarcă aplicația, fără operațiune de logare ulterioară.

Operatorul se bazează pe faptul că datele furnizate sunt exacte, complete și actualizate și că persoana care le transmite este îndreptățită să facă acest lucru. În cazul în care există indicii că datele furnizate sunt incorecte, incomplete sau au fost comunicate fără autorizare, Operatorul își rezervă dreptul de a adopta măsurile necesare pentru remedierea situației, inclusiv solicitarea de informații suplimentare, suspendarea accesului la Platformă sau alte măsuri permise de lege și de documentația contractuală aplicabilă.

III.3. SCOPUL ȘI TEMEIUL PRELUCRĂRII

SCOPUL PRELUCRĂRII	TEMEI
Crearea și gestionarea contului în Platformă Folosim datele cu caracter personal ale persoanelor desemnate de către Client/Administratorul de Cont în scopul creării și menținerii unui cont în Platformă. Furnizarea datelor solicitate nu este obligatorie, însă, în lipsa acestora, nu veți putea accesa Platforma.	Executarea contractului încheiat între Operator și Client (Art. 6 (1) (b) GDPR)
Apărarea intereselor și drepturilor de orice natură	Interesul legitim (satisfacerea interesului / drepturilor pe care Elvan le are în temeiul sau în legătură cu raporturile cu dvs. sau a se apăra în cazul unor proceduri judiciare) (Art.6(1)(f) GDPR)

III.4. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Putem transmite sau face disponibile datele dvs. cu caracter personal către:

• Furnizori de servicii implicați în funcționarea tehnică și administrarea Platformei, inclusiv furnizori de servicii de găzduire (hosting), mentenanță IT, servicii de dezvoltare web, servicii de analiză a performanței digitale, securitate cibernetică sau backup;
• Consultanți externi și parteneri contractuali, precum auditori, contabili, avocați sau consultanți specializați, doar în situațiile în care aceștia au nevoie de acces la date pentru prestarea serviciilor contractate sau pentru îndeplinirea obligațiilor legale;
• Autorități publice sau instituții de reglementare, în situațiile în care divulgarea datelor este impusă de lege sau este necesară pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Elvan;
• Terți achizitori, în contextul unei fuziuni, divizări, transfer de activitate sau alte operațiuni corporative similare, cu respectarea cerințelor de confidențialitate și protecție a datelor.

Toate transferurile de date menționate mai sus se realizează cu respectarea de către Operator a principiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, în special principiul minimizării datelor personale. Operatorul transmite către terțele părți doar datele personale care sunt strict necesare pentru realizarea scopurilor menționate.

III.5. PERIOADA DE PĂSTRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Operatorul păstrează datele cu caracter personal ale Administratorului de Cont și ale Utilizatorilor numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care acestea au fost colectate, precum și ulterior, atunci când păstrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile sau pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.

Datele cu caracter personal sunt păstrate, de regulă, pe durata existenței relației contractuale dintre Operator și Client și a accesului la Platformă.

Ulterior încetării relației contractuale sau dezactivării Conturilor, Operatorul poate păstra anumite date cu caracter personal în măsura în care acest lucru este necesar pentru respectarea obligațiilor legale privind arhivarea, evidențele contabile și fiscale, pentru soluționarea eventualelor litigii sau pentru exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

În situațiile în care nu poate fi stabilită o perioadă exactă de stocare, aceasta va fi determinată în funcție de criterii precum natura datelor prelucrate, scopul prelucrării, termenele de prescripție aplicabile, obligațiile legale de arhivare sau existența unor litigii ori investigații.

La expirarea perioadelor de stocare aplicabile și în lipsa unui temei legal care să justifice păstrarea în continuare a datelor, acestea vor fi șterse, anonimizate sau distruse în condiții de siguranță.

La cerere, Operatorul poate furniza informații suplimentare privind perioadele de stocare aplicabile fiecărei categorii de date cu caracter personal.

IV. TRANSFERURI INTERNAȚIONALE

În general, păstrăm Datele cu caracter personal în locațiile noastre din România.

În cazul în care divulgăm informațiile pe care ni le furnizați unor furnizori sau alți terți din țări din afara SEE, vom lua măsurile adecvate pentru a ne asigura că sunt aplicabile garanțiile juridice adecvate conform capitolului V din GDPR (de exemplu, existența unei decizii de adecvare emisă de Comisia Europeană sau încheierea acordurilor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană după caz).

V. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Persoanele vizate au următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal aparținând acestora:

1. Dreptul de rectificare sau actualizare a datelor: aveți dreptul la rectificarea, actualizarea sau completarea Datelor dvs. cu caracter personal, dacă acestea nu sunt exacte.
2. Dreptul de acces: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate și informații cu privire la natura specifică a acestei prelucrări, precum scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor / terții care au acces la datele dvs.), perioada pentru care datele sunt păstrate, drepturile dvs. specifice. De asemenea, puteți solicita o copie gratuită a datelor pe care le prelucrăm.
3. Dreptul de opoziție: aveți dreptul, în ceea ce privește Datele dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm în baza interesului nostru legitim, de a vă opune (din motive legate de situația dumneavoastră particulară) la prelucrarea pe viitor a datelor dvs. Opoziția dumneavoastră va fi analizată și prin raportare la temeiului nostru legitim specific aplicabil prelucrării.
4. Dreptul de ștergere: ne puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal, iar Elvan va proceda la ștergerea acestora atunci când:
   • datele cu caracter personal care vă privesc nu mai sunt necesare în scopurile pentru care le-am colectat și prelucrat;
   • v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea în continuare a datelor dvs. cu caracter personal și nu mai putem prelucra aceste date pe baza altor temeiuri legale;
   • Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii.
5. Dreptul de restricționare a folosirii Datelor dvs. cu caracter personal: puteți solicita ca prelucrarea anumitor Date cu caracter personal care vă privesc să fie restricționată, în cazurile prevăzute de lege.
6. Retragerea consimțământului: vă puteți retrage consimțământul pentru prelucrare pe care ni l-ați acordat, și puteți bloca prelucrarea pe viitor dacă nu există niciun alt motiv să credem că putem să prelucrăm în continuare Datele dvs. cu caracter personal în baza altor temeiuri legale.
7. Dreptul la portabilitate: puteți să ne cereți, în condițiile legii, să transferăm datele dumneavoastră către un alt operator, dacă sistemul nostru este compatibil cu un astfel de sistem sau, după caz, să vă punem la dispoziție o copie accesibilă electronică a acestor date.
8. Formularea unei plângeri: puteți formula o plângere cu privire la prelucrarea noastră la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (”ANSPDCP”), date de contact la adresa www.dataprotection.ro, sau, după caz, la o altă autoritate competentă de la domiciliul / reședința dvs. locul unde s-a produs o încălcare a drepturilor dvs.

ACTUALIZAREA POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE

Elvan își rezervă dreptul de a modifica periodic prezenta Politică de Confidențialitate, în special în cazul modificărilor legislative, al schimbării modalității de prelucrare a datelor cu caracter personal sau al dezvoltării funcționalităților Platformei.

În cazul unor modificări semnificative, Administratorul de Cont și Utilizatorul vor fi informați prin intermediul Platformei, prin e-mail sau prin alte mijloace de comunicare utilizate în relația cu Clientul.

Versiunea actualizată a Politicii de Confidențialitate va fi disponibilă în Platformă și va produce efecte de la data publicării sau de la data indicată în cuprinsul acesteia. Administratorul de Cont și Utilizatorul sunt încurajați să consulte periodic Politica de Confidențialitate pentru a se informa cu privire la eventualele modificări.

Versiune actualizată: iulie 2026